毎日の仕事でお得意先にメールやファックス、手紙などを送付するケースは個人差はあるでしょうが、かなり頻繁に日常的に行われているかと思います。
お礼の文章などは比較的思った感じでスラスラと言葉が出てくるものの、元来文章を書くのに苦手意識がある私にとってはお得先への「お詫び」の手紙を書くときほど筆が重くなることはありません。
こちらのミスでお客様からお叱りの電話をいただき、その処理のために手紙で対応・・・・となるとパソコンの前で固まってしまう自分がいます。
会社に対応マニュアルみたいなものがあったり、またビジネス文書の文例集なども用意されていたりします。
しかし、それでも忙しい合間にそつない文章を仕上げる・・・・それがなかなか出来ない時にチェックしたいビジネス文書に関する参考サイトをご紹介します。
今回は特に「お詫び」を中心にご紹介します。
頭を悩ますより、一度例文を参考に詫び状を作成してみる
新入社員や新社会人の方であれば、クレームの対応などは研修期間中に教育がなされるケースがあるかと思います。
メールやファックスでの詫び状の書き方などを例文を交えて習われる方も多いでしょう。
私もそうでしたが、若い頃はやはり慎重になっていろいろなものを参考にしたりして時間をかけて丁寧に文章を作成してたように思います。
それが、5年たち10年たちすると他の業務に時間をとられてお客様へのお詫びの文章がおろそかになったりするケースが・・・私はありました。ｗ
これで、また火に油を注ぐようなことになり更に状況が悪化したりします。そのような事があると、忙しい状況なのに詫び状を書かないといけない・・・しかし前回失敗した・・・
そんなことが頭をよぎり思考が停止してしまうことがあるように思います。もうそんな時は、時間が無駄に過ぎるだけになるんですよね。
なので、そのような時はとにかくビジネス文書の文例集などをもとに、大まかでよいので「詫び状」を作成してみることをおすすめします。
その仮の文章を自信がなければ上司の方に見てもらったり、または同僚の人などにチェックしてもらうことで停滞することなく業務が前進するかと思います。
一人で頭を悩ますのが一番良くないですね。
お詫びに特化したビジネス文書のサンプルサイト
参考にする文章は、自社に様式があったりまたはビジネス文書の書籍が揃えてあるところもあるかと思います。
そういったものがない時には、ネットに参考になるビジネス文書が色々あるのでそれを参考にしてみましょう。
お詫びの文章をお客様に出すときに、参考になるサイトを下記にご紹介します。
■上司が唸るお詫び状の書き方
http://www.insource.co.jp/businessbunsho/cl_owabijou01.html
こちらのサイトに5つの例文がありますがこれらを参考にすると大体のケースは対応できるかと思います。とにかく、状況を整理してまずは上記のようなサイトを参考に、詫び状の下地を一旦書き上げてしまいましょう。
そして、次に書き上げた文章を書きのサイトを参考に校正してみる。
■1人チェックに最適――ビジネス文書を校正するオンラインサービス
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0806/26/news033.html
文章そのものの校正は下記の「日本語文章校正ツール」がおすすめです。
■文章の問題点をワンクリックで簡単チェック
https://www.japaneseproofreader.com/
※記事削除により閲覧不可
あと、基礎的なビジネス文書での詫び状やお詫びのメールの書き方については、有名なオールアバウトの「ビジネス文書」のページがとても参考になると思います。
■許してもらえる！ お詫びメールの書き方
http://allabout.co.jp/gm/gc/432108/
あと、一度作成した詫び状は自分の資産としてきちんと保管しておきましょう。パソコンで作成される方がほとんどだと思うので、廃棄される方はいないと思いますが、次回また同じようなシーンがあった時にすぐに参照できるように、「詫び状」のフォルダを作ってケースごとにファイルを保管しておくとさらに仕事が早くなるかと思います。
コメント